Auditando - Odibar J. Lampeao

Julho 29 2009

1. Organização da empresa quanto às funções:

 

*      As responsabilidades e funções devem ser SEGREGADAS (separadas e definidas) a fim de que nenhuma pessoa possa controlar TODAS as fases de uma mesma transação ou processo crítico.

 

*      Cada gerente deve ter a autoridade de tornar a ação corretiva necessária de acordo com suas responsabilidades.

 

*      Responsabilidades individuais devem ser sempre definidas a fim de que sejam efetivamente cumpridas.

 

*      Um gerente que determina responsabilidades e delega autoridades aos subordinados deve ter um sistema efetivo de verificação para que as tarefas delegadas sejam efetivamente cumpridas.

 

*      Os subordinados a quem são delegados autoridade devem poder exercer tal autoridade sem supervisão. Mas devem também trazer aos superiores quaisquer exceções significativas.

 

*      As pessoas devem reportar aos seus superiores a maneira pela qual têm exercido suas responsabilidades, e receber destes um feedback sobre onde são necessárias melhorias no desempenho.

 

*      A organização deve ser suficientemente flexível para permitir mudanças em sua estrutura. Nada ser imutável. Sem há espaço para melhorias nos processos. As organizações são vivas, dinâmicas, e muitas vezes é preciso mudar para não ficar para trás. Tudo deve ser questionável.

 

*      A estrutura organizacional deve ser tão simples quanto possível. Se a empresa fosse começar novamente do ponto zero, seria necessária uma estrutura idêntica à existente?

 

*      Organogramas e manuais de procedimentos devem se preparados para ajudar o planejamento, controlar as mudanças, e fornecer um melhor entendimento da forma da organização, interligação de autoridades e distribuição de responsabilidades.

 

2. Normas

 

2.1. Normas para a estrutura organizacional

 

As estruturas variam conforme a empresa, devendo cada uma definir uma estrutura adequada de:

 

*      Poderes e responsabilidades bem esclarecidos, mediante um organograma de conhecimento amplo, e descrição de suas funções.

*      Preparo do pessoal e provisão de recursos apropriados ao desempenho das responsabilidades atribuídas.

*      Atribuição de responsabilidade e delegação de autoridade para tratar de assuntos tais como metas, objetivos, funções operacionais, forma de organização, estilo administrativo, exigências legais e fiscais.

*      Orçamentos e relatórios financeiros para definir e quantificar o desempenho das responsabilidades concedidas e acompanhar as atividades em todos os níveis da estrutura organizacional.

 

2.2. Normas para o desenvolvimento do pessoal:

 

*      A integridade e competência do pessoal são fundamentais para atividade de controle exercida pela Administração, devendo ser considerados procedimentos adequados para: contratação, avaliação, remuneração e treinamento.

*      As normas para o aperfeiçoamento do pessoal devem ter como objetivo principal a motivação para a cooperação na sua ação de trabalho.

 

2.3. Normas para Orçamentos:

 

*      Avaliação de desempenhos.

*      Comparação do desempenho real com os objetivos e padrões.

*      Análise dos desvios dos objetivos padrões.

*      Tomada de ação corretiva provocada pelas análises efetuadas.

*      Acompanhamento para avaliar a eficiência da ação de natureza competitiva.

*      Adição de informações ao processo de planejamento, para desenvolver os ciclos futuros da atividade administrativa.

 

3. Políticas

 

Uma política é uma regra que requer, guia, ou restringe a ação. As políticas devem seguir certos princípios:

 

*      Devem ser claramente estabelecidas por escrito e organizadas sistematicamente em manuais.

 

*      Devem ser sistematicamente comunicadas e acessíveis a todo pessoal da organização.

 

*      Devem estar de acordo com as leis aplicáveis e consistentes com os objetivos e diretrizes prescritos em níveis superiores.

 

*      Devem promover a conduta de atividades eficiente e economicamente a fim de prover um nível satisfatório de certeza de que os recursos da empresa são resguardados.

 

*      Devem ser revisadas periodicamente, para melhorias contínuas, ou quando as circunstâncias mudam.

 

4. Procedimentos

 

Procedimentos são métodos usados para exercer atividades de acordo com as políticas prescritas. Os mesmos princípios aplicados a políticas aplicam-se aos procedimentos, e mais:

 

Para reduzir as possibilidades de fraude e de erros, os procedimentos devem ser coordenados de maneira que o trabalho de uma pessoa é automaticamente checado por outra, inteiramente independentemente da primeira. Para determinar a extensão em que verificações internas automáticas são inseridas no sistema de controle, fatores como níveis de risco de perda ou erro, custo de procedimentos preventivos, disponibilidade de recursos humanos e materiais devem ser considerados.

 

Para operações mecânicas, onde o exercício de julgamento é necessário, os procedimentos prescritos não devem ser tão detalhados que possam restringir o poder de julgamento das pessoas. Lembremos também que a existência de procedimentos por escrito pode ser usada maliciosamente ao pé da letra, em detrimento dos objetivos da organização.

 

Para promover a máxima eficiência e economia, os procedimentos devem ser simples  e baratos tanto quanto possível.

 

Procedimentos não devem ser conflitantes entre si, ou duplos.

 

Os procedimentos devem ser periodicamente revisados e continuamente melhorados assim que necessário.

 

 

Fonte: Fatores que contribuirão para o nível de controles internos da empresa   02/09/2008 http://www.maph.com.br/artigos.php?id_artigo=310 acedido a 29 de Julho de 2009.

 

publicado por ojpeao às 14:58

Espaço promovido com o intuito de fornecer alguma informaçao aos interessados em Auditoria e Iniciantes no conhecimento da mesma. Especialmente para os estudantes que me têm como coordenador nesta área de conhecimento. Dúvidas, ojpeao@hotmail.com
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